Privacyverklaring

Algemene privacyverklaring

Versie 1.0, laatst gewijzigd op 29 augustus 2026

Chiro Sjaloom Halle hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. In deze privacyverklaring krijgt u heldere en transparante informatie over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Chiro Sjaloom Halle houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dat brengt mee dat wij:

• de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor we ze opgevraagd hebben.
• de verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn.
• uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens van leden of hun ouders.
• passende technische en organisatorische maatregelen genomen hebben om de beveiliging van de persoonsgegevens van onze leden en hun ouders te waarborgen.
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze doeleinden (bv. verzekeringen, subsidies).
• op de hoogte zijn van uw rechten wat uw persoonsgegevens betreft, dat we u daarop willen wijzen en dat we die respecteren.

Als Chiro Sjaloom Halle zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Daarnaast treden wij op als verwerkers voor Chirojeugd Vlaanderen. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens die aan ons gevraagd worden.

Als u vragen hebt over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u contact opnemen via de onderstaande contactgegevens.

Chiro Sjaloom Halle verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders en/of voogden voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan.

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam
• Contactgegevens: adres(sen), telefoonnummer(s), mailadres(sen)
• Persoonlijke kenmerken: geslacht/gender, geboortedatum, dieetvereisten
• Kenmerken eigen aan de Chirowerking: AD-nummer, afdeling, deelname aan de werking, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep
• Gezondheidsgegevens: aandoeningen of allergieën waar we tijdens de werking rekening mee moeten houden, toestemming om vrij verkrijgbare medicatie toe te dienen
• Foto’s: om te informeren over onze activiteiten en voor archiefdoeleinden

Door uw kind in te schrijven in de Chiro geeft u als ouder en/of als wettelijk vertegenwoordiger van minderjarige leden toestemming voor de verwerking van de gegevens van het kind.

Chirojeugd Vlaanderen verwerkt persoonsgegevens van leden en hun ouders voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons bezorgt, kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het opslaan en beheren van de gegevens die we nodig hebben voor onze werking: Twizzit, waar de inschrijvingen, de kalender en de betalingen van onze leden beheerd worden.
• het opmaken en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen: Twizzit en onze website www.chirohalle.be.
• de hosting van onze website www.chirohalle.be: Combell NV (Skaldenstraat 121, 9042 Gent).

Daarnaast kan een lokale overheid gegevens opvragen binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement.

Wij laten nooit persoonsgegevens verwerken door derden als we geen verwerkersovereenkomst met hen afgesloten hebben. Met die partijen maken we uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU gevestigd zijn.

Bewaartermijn

Chiro Sjaloom Halle bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze ons bezorgd zijn of dan wettelijk vereist is.

Medische steekkaarten en de gezondheidsgegevens die we voor een weekend of het bivak opvragen, bewaren we tot uiterlijk één maand na afloop van die activiteit. Daarna vernietigen we de papieren fiches en verwijderen we de digitale versies.

Identificatie- en contactgegevens van leden bewaren we zolang uw kind lid is van Chiro Sjaloom Halle en tot uiterlijk één jaar na het einde van het lidmaatschap. Boekhoudkundige stukken waarop persoonsgegevens staan, zoals betalingen van lidgeld of bivak, bewaren we zeven jaar, zoals de wet voorschrijft.

Contactgegevens van mensen die zich inschreven voor een eenmalige activiteit of die iets bestelden (bijvoorbeeld ons pastafestijn of de taartenverkoop), verwijderen we uiterlijk één maand na afloop van die activiteit.

Foto's en documenten die we uitdrukkelijk voor archiefdoeleinden bijhouden, bewaren we onbeperkt in het archief van onze groep.

Beveiliging van de gegevens

We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

• Voor de ledenadministratie maken we gebruik van het online platform Twizzit. Toegang tot dat platform wordt verleend op basis van een persoonlijke login én specifieke gebruikersrechten. Iedereen met zo’n login draagt er zorg voor dat niemand die kan misbruiken om onrechtmatig toegang te krijgen.
• Iedereen die namens Chiro Sjaloom Halle aan de ledenadministratie kan, houdt zich aan de afspraken die daarover gemaakt zijn binnen de leidingsploeg.
• Gegevens die op papier bijgehouden worden, zoals de medische steekkaarten, houden we bij in een aparte map waar enkel de bevoegde leiding toegang toe heeft.
• Als we bepaalde gegevens digitaal opslaan, bijvoorbeeld in de vorm van een leden- of deelnemerslijst, dan gebeurt dat altijd op zo’n manier dat enkel bevoegde personen er toegang toe kunnen krijgen.

Uw rechten op het vlak van uw persoonsgegevens

U hebt recht op inzage, correctie en verwijdering van de persoonsgegevens die we van u of uw kind ontvangen hebben. Bovenaan in deze privacyverklaring staat hoe u contact kunt opnemen. Correcties of verwijderingen die wij uitvoeren, worden automatisch doorgegeven aan Chirojeugd Vlaanderen en omgekeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u daarvoor contact opnemen met ons of met het aanspreekpunt Privacy van Chirojeugd Vlaanderen.

U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming: gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen.

Wijziging privacyverklaring

Chiro Sjaloom Halle kan haar privacyverklaring aanpassen. Dat zal op onze website www.chirohalle.be aangekondigd worden.